Google Docs es una suite ofimática online, y como tal, una de sus mayores ventajas es que permite la colaboración de varios usuarios para trabajar en un mismo documento.
Compartir un documento en Google Docs es muy fácil. Solamente has de acudir a la opción Share, junto al botón de guardado, y escribir los nombres o direcciones de correo de aquellas personas con quienes lo quieres compartir.
Junto al cuadro de texto verás una lista con dos opciones: dependiendo de la que elijas, los contactos seleccionados podrán ver o también editar el documento compartido.
Si quieres eliminar cualquier restricción sobre el documento y que todos puedan verlo, haz clic en Change, junto al apartado de Permisos. Hay tres niveles de privacidad: “Público en la web” será indexado por el buscador Google; “Cualquiera con el link” no será indexado, pero sí público; y “Privado” sólo será accesible a quienes tú elijas.
La colaboración en Google Docs es en tiempo real. Cuando un usuario con privilegios esté viendo un documento compartido, su nombre aparecerá en la parte superior derecha. En cuanto comience a escribir o modificar el documento, un cursor con su nombre y color personales se mostrará en todo momento.
Todo lo descrito para documentos de Google Docs es también aplicable a Colecciones, con el añadido de que los usuarios pueden también añadir y modificar documentos a estos espacios.